หน้าที่และความรับผิดชอบ

หน้าที่และความรับผิดชอบ

_____________________________

: ทำหน้าที่และรับผิดชอบงานใน หน่วยงานเลขานุการผู้บริหาร และ หน่วยงานบริหารงานทั่วไป

(งานการเงินและงบประมาณ งานพัฒนาระบบสารสนเทศ งานพัสดุและยานพาหนะ งานบริหารและ จัดการ)

หน้าที่และความรับผิดชอบในหน่วยงานเลขานุการผู้บริหาร

1. หน่วยงานเลขานุการผู้บริหาร :

1.1 งานกลั่นกรองหนังสือราชการ เสนอหนังสือราชการ และเอกสารอื่นๆ

1.2 งานร่างโต้ตอบหนังสือราชการ ที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

1.3. งานประสานงานบุคคล และหน่วยงานต่างๆ ในองค์กร ภายนอก

1.4 งานติดตามผลการดำเนินการ ตามคำสั่งการของผู้บริหาร

1.5 งานจัดวาระนัดหมายเข้าพบผู้บริหาร เพื่อวัตถุประสงค์ต่าง ๆ

1.6 งานจัดทำอนุมัติเดินทางไปปฏิบัติงานมหาวิทยาลัย ในประเทศ /ต่างประเทศ

1.7 งานจัดเตรียมเอกสาร จัดพิมพ์ สำเนา

1.8 งานต้อนรับ และรับรองแขกของผู้บริหาร ทั้งเป็นทางการและไม่เป็นทางการ

1.9 งานจัดหาของที่ระลึก สำหรับอาคันตุกะ และในโอกาสต่างๆ

1.10 งานพิเศษที่ได้รับมอบหมาย : งานพิธีพระราชทานปริญญาบัตรฯ งานเลี้ยง

แสดงความยินดีดุษฎี บัณฑิต ช่วยงานพิเศษอื่นๆ ตามสถานการณ์

2. หน่วยงานบริหารทั่วไป :

2.1.งานการเงินและงบประมาณ

– วางแผน ควบคุม ติดตามประเมินผล การใช้งบประมาณ

– จัดทำบัญชี และควบคุมเงินหมุนเวียนภายในงาน / จัดบัญชีควบคุมเงินกลุ่มผู้บริหาร

– จัดใบสำคัญตั้งหนี้ ฎีกาเบิกจ่าย

2.2. งานพัฒนาสารสนเทศ

– จัดทำปรับปรุงWebsite งานเลขานุการผู้บริหาร

– จัดทำปฎิทินการปฏิบัติงานผู้บริหาร / เลขานุการผู้บริหาร ประจำปี (work plan)

– จัดทำโปรแกรมนัดหมายประจำวัน

– จัดทำโปรแกรมลงทะเบียนเลขหนังสือออกของงาน

– จัดทำข้อมูลกลาง งานเลขานุการผู้บริหาร

– โครงการพัฒนาหน่วยงาน เช่น BSC / TQA / 5 ส. / KM

2.3. งานพัสดุ และยานพาหนะ

– ควบคุมการจองพาหนะ รับ-ส่ง ผู้บริหาร และพนักงานขับรถ

– ดูแลค่าใช้เรื่องภาษี / พ.ร.บ. / ประกันรถยนต์ /การซ่อมแซมรถยนต์ / น้ำมันเชื้อเพลิง

– ดูแลจัดหา เบิกจ่าย ควบคุมพัสดุ

– จัดทำหนังสือขออนุมัติเบิกจ่ายและจัดซื้อ และในกรณีจำเป็นเร่งด่วน

– การจัดซื้อจัดจ้าง PO/ PR ตามระบบบัญชี 3 มิติ / ตรวจการจ้าง

– การควบคุมดูแลบัญชีครุภัณฑ์ การเปลี่ยนแปลงโยกย้าย โอน แทงชำรุด ภายในงาน

– การดูแลรักษาอุปกรณ์เครื่องใช้สำนักงาน เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องโทรสาร

เครื่องสแกนเนอร์ โทรศัพท์ เครื่องทำลายเอกสาร เครื่องฟอกอากาศ ฯลฯ

2.4. งานบริหารและจัดการ

2.4.1 งานบุคคล

– จัดทำควบคุมตารางลงชื่อ การปฏิบัติงานประจำวัน ของผู้บริหาร และเจ้าหน้าที่

– จัดทำแบบประเมินความพึงพอใจของผู้ใช้บริการ /จัดส่ง /รวบรวมวิเคราะห์/ ประเมินผล

– จัดทำโครงการอบรมบุคลากรในงาน

– จัดทำแบบปฏิบัติงาน TOR และแบบผลการทำงาน JA (Job Achievement ) ของ ผู้บริหาร

ข้าราชการ / พนักงานมหาวิทยาลัย / ลูกจ้างประจำ / ลูกจ้างชั่วคราว ที่สังกัดในงานเลขานุการผู้บริหาร

– อื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย

2.4.2 งานบริหารจัดการงานเอกสาร

– ลงทะเบียน รับ-ส่ง หนังสือภายในงาน และระหว่างหน่วยงาน

– การจัดเก็บเอกสารของผู้บริหาร หน่วยงาน

– การควบคุม รับ-ส่งเอกสาร ภายใน และภายนอกองค์กร ให้ผู้บริหาร

– การควบคุมดูแลครุภัณฑ์ การเปลี่ยนแปลงโยกย้าย โอน แทงชำรุด ภายในงาน

– การดูแลรักษาอุปกรณ์สำนักงาน เช่น เครื่องถ่ายเอกสาร เครื่องสแกนเนอร์ ฯลฯ

– การจัดหา /จัดวาง /จัดเก็บ /หนังสือพิมพ์รายวัน วารสารแนะนำมหาวิทยาลัย

หนังสือวารสารลูกช้าง /ข่าวสาร มช. เพื่อวางตามจุดที่กำหนด (บริเวณโต๊ะรับแขก ห้องรับรอง)

– อื่นๆ ที่ได้รับมอบหมาย

2.4.3 งานบริหารจัดการงานครัว และงานทั่วไป

– ดูแลเตรียมห้องประชุม เตรียมอาหารจัดเลี้ยง

– ดูแลความสะอาดพื้นที่บริเวณภายในงาน ประสานงานเปลี่ยน ต้นไม้ อุปกรณ์ต่างๆ ชำรุด

– เปิด-ปิดสวิชท์ -ไฟฟ้า / เครื่องปรับอากาศ ประตูเข้า-ออก

– จัดหาเครื่องดื่ม สำหรับเสริฟ แขกของผู้บริหาร

– ดูแลอุปกรณ์ เครื่องครัว ยาสามัญประจำบ้าน

– ดูแลห้องน้ำ เครื่องสุขภัณฑ์

– การจัดแจกันดอกไม้ ตามจุดที่กำหนด (บริเวณโต๊ะรับแขก ห้องรับรอง

– การเดินเรื่องการเบิก-ฝากเงินของผู้บริหาร และเจ้าหน้าที่ ระหว่างธนาคาร